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¿Qué hacer con …
documentos de actividades financieras y de impuesto a la renta?

El tema de la privacidad

Tenga cuidado al deshacerse de documentos de actividades financieras. Números de tarjetas de crédito o cuentas bancarias pueden ser encontradas por un ladrón y usadas en su contra. Corte o rompa cuidadosamente antes de desecharlos, todos sus documentos de actividad financiera que contengan su número de seguridad social u otra información sensitiva.

Documentos de Impuesto a la Renta

Usted debe guardar una copia de sus formularios de impuesto a la renta y documentos de soporte (recibos y hojas de cálculo) por algunos años. El Servicio de Recaudación de Impuesto a la Renta tiene tres años para realizar auditorias. Sin embargo, este límite no aplica a casos excepcionales. Si usted no declaro más del 25% de sus ingresos brutos, el gobierno tiene hasta seis años para recaudar los impuestos o para iniciar procedimientos legales. Además, no hay límite de tiempo si usted presentó una declaración fraudulenta o si usted no presentó una declaración de impuestos. Esto quiere decir que se debe guardar declaraciones de por lo menos tres años y probablemente seis años después que se hizo un gasto o hasta que la deposición/venta/retiro de un activo—o por tres a seis años después de declarar sus impuestos basados en esa acción, si su declaración fue atrasada.

Sin embargo, hay situaciones en que usted necesitará consultar sus declaraciones mucho más anteriores que eso. Tres ejemplos son cuando usted es dueño de casa, cuando tiene una IRA no deducible o cuando tiene negocios o propiedades de arriendo que usted está depreciando durante un número de años. Lea más para información más detallada.

Usted puede también revisar la Publicación 552 del IRS, Recordkeeping for Individuals (Mantenimiento de archivos para individuos).

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Compra de una casa, venta, y mejoras
Mantenga archivos de cuánto dinero ha invertido en su casa. Antes del 7 de Mayo de 1997, la ganancia de la venta de una casa usualmente se hacia rodar a la compra de la siguiente. Si usted vendió su previa casa antes del 6 de Mayo de 1997, usted necesita la declaración que usted presentó referente a la venta de esa casa (Formulario 2119. Venta de su Casa), y los documentos de soporte, para calcular su ganancia cuando venda la casa que tiene ahora. Si usted vendió su casa después del 6 de Mayo de 1997, usted solamente necesita los documentos de la compra de su casa actual. Usted también necesitará los recibos de todas las mejoras o aumentos que ha hecho en su casa, ya que esto aumenta su inversión (bases) en la propiedad y puede reducir su ganancia e impuesto, si los hay, cuando venda su casa. Consulte la publicación 523 de IRS, Selling your Home (Vendiendo su casa).

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Estados de cuenta de inversiones o corretaje, incluyendo documentos de compra de acciones, bonos, fondos mutuos y otras inversiones.
Guarde los estados de cuenta que muestran lo que ha pagado por cada inversión, incluyendo comisiones y derechos. Si usted reinvierte dividendos, (usa los dividendos para automáticamente comprar más acciones de la misma inversión), usted también necesitará mostrar prueba de las cantidades en dólares de esos dividendos. La suma de estas cantidades es su base, o solamente costo, en la inversión. Usted necesitará estos documentos para calcular su ganancia en capital (ganancia) o pérdida cuando usted venda la inversión. Si usted vende solamente parte de su inversión (i.e., usted tiene 300 acciones del Fondo Mutuo ABC y vende 100 de esas acciones) guarde los documentos de su base de esa venta, para calcular su base y ganancia cuando venda el resto de esas acciones.

Estados de cuentas de jubilación, tales como 401(k), 403 (b), and 457, SEPs y Cuentas SIMPLE.
Con una posible excepción, todo el dinero pagará impuestos cuando usted lo retire, ya que ni los contribuidores ni el aumento de la cuenta han pagado impuestos previamente. Por lo tanto, no hay necesidad de guardar estados de estas cuentas para calcular sus impuestos. Use estos estados de cuenta para verificar que el dinero deducido de su cheque o la contribución de su patrono ha sido depositada en su cuenta y usted puede guardar los estados de cuenta anuales para tener idea de su rendimiento.

Esta es la excepción: Si usted hace contribuciones sin impuestos a su fondo de jubilación, usted debe mantener cuenta de esas contribuciones para poder calcular la porción de esas contribuciones que NO debe pagar impuestos. Su estado de cuenta debe indicar si usted ha hecho contribuciones sin impuestos.

Estados de cuentas IRA Tradicionales
Si usted ha hecho contribuciones no deducibles a una cuenta IRA regular, usted ya ha pagado impuestos de esa cantidad. Guarde la declaración de impuestos en la que declaró esas contribuciones (Formulario IRS 8606) para que pueda calcular con precisión la porción de su contribución que es deducible cuando retire dinero de esa cuenta. De otro modo, usted podría terminar pagando impuestos nuevamente por esas contribuciones.

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Si todas sus contribuciones a cuentas tradicionales IRA fuera deducibles, usted no necesita documentos para calcular sus impuestos porque todas sus distribuciones pagan impuestos. Sin embargo, usted debe guardar los estados de cuenta anuales para que pueda ver el rendimiento de sus inversiones.

Estados de cuenta IRA Roth
Si usted toma distribuciones de acuerdo a las reglas del IRS, no deberá ningunos impuestos por sus distribuciones. Usted ya habría pagado impuestos por el dinero que usó para hacer sus contribuciones a la cuenta IRA Roth, pero no por las ganancias. Como resultado, usted puede retirar fondos de sus contribuciones de una cuenta Roth IRA en cualquier momento sin pagar impuestos o multas. De modo que es buena idea mantener documentación de sus contribuciones, por si acaso.

Estados de cuentas bancarias [Regrese al principio]

Cheques cancelados, recibos de depósitos, recibos ATM, recibos de tarjetas de crédito
Por su propia tranquilidad, guarde estos documentos por un año. Pero una vez que ha comprobado que las transacciones han sido registradas en su estado de cuentas correctamente, lo único que necesita guardar por largo tiempo son los documentos que necesita para sus archivos de impuesto a la renta (tales como gastos deducibles) o prueba de pago de artículos grandes como electrodomésticos que están aun bajo garantía. Puede ser conveniente guardar estos documentos en un sobre hasta que las compare con su estado de cuenta.

Estados de cuentas
Algunos expertos financieros dicen que solo se necesita guardar sus estados de cuentas bancarias por un par de meses. Pero después de haber pasado por una auditoria, el editor de Las financias personales de la Revista Kiplinger, recomienda guardar estos documentos por siete años. Usted talvez pueda conseguir estados de cuentea de su banco si las necesita. Si es así, entonces solamente necesita guardar les estados de cuenta por unos pocos meses.

Documentos de tarjetas de crédito
Guarde los recibos de tarjeras de crédito hasta que haya verificado que las transacciones han sido registradas correctamente en su estado de cuenta. Guarde los recibos que necesite para su declaración de impuestos de acuerdo a las normas de archivos de impuestos. Guarde los recibos que son prueba de compras hasta que la garantía se venza. Por conveniencia, puede guardar los recibos de tarjetas de crédito por un año. Si un débito que usted cree ya ha sido pagado aparece en un estado de cuenta, usted puede fácilmente revisar sus estados anteriores.

Recibos [Regrese al principio]

Aunque usted no necesita guardar la mayoría de sus recibos por largo tiempo, revisar los recibos puede ser molestoso. Trate lo siguiente para organizar los recibos en un sistema simple con poco esfuerzo:

  • Seleccione como su caja de recibos un recipiente que pueda contener recibos por un año. Con una etiqueta marque la caja Recibos y añada el año, por ejemplo, Recibos 2004.
  • Ponga los recibos en la caja cuando traiga sus compras a casa o cuando vacíe su billetera. Si todo cae en su lugar, los recibos deben estar ordenados más o menos cronológicamente. Si necesita un recibo, lo puede buscar simplemente en el grupo de recibos de ese período de tiempo.

Si usted REALMENTE quiere organizarse, añada los siguientes pasos:

  • Trate algunos recibos de modo especial.
    • Marque un sobre separado o carpeta de archivo para cada tarjeta de crédito que usa. Guarde los recibos de cada tarjeta en su sobre o carpeta hasta que lleguen el estado de cuenta. Compare los recibos con su estado de cuenta, luego transfiera los recibos a la caja con el resto de recibos.
    • Los recibos de artículos con garantías largas, como electrodomésticos, deben guardarse por más largos períodos de tiempo, quizá engrapados a la garantía.
    • Guarde los recibos que son documentación de respaldo de su declaración de impuestos en su archivo de impuestos de ese año.
  • Al final del año (diciembre 31) abra una nueva caja de Recibos 2005 y mueva la caja de 2004 al área de archivos inactivos. Sea debajo de su cama o en el sótano.
  • Guarde uno o dos años de recibos en almacenaje inactivo. Cuando ponga una nueva caja en almacenaje, retire la más antigua de las cajas y deséchela. Si quiere, corte o rompa los recibos que contengan números de créditos o cualquier otra información sensitiva.

Facturas (Pagadas y sin pagar) [Regrese al principio]

No se necesita guardar la mayoría de las facturas por largo tiempo después que son pagadas, a menos que representen gastos deducibles de los impuestos. Algunas personas solamente guardan las facturas de servicios hasta que llega la del próximo mes y han comprobado que el pago ha sido acreditado a sus cuentas.

Para mantener las facturas organizadas con el mínimo de manejo, siga este simple procedimiento.

  • Marque dos sobres o carpetas de archivo, uno para las Facturas a pagar y uno para Facturas pagadas incluyendo el año, así Facturas pagadas 2004. Mantenga ambos sobres en el área en donde paga sus facturas.
  • Como van llegando las facturas, póngalas en el sobre Facturas a pagar.
  • Cuando pague una factura, muévala al sobre de Facturas pagadas—a excepción de las que se necesitan para los impuestos. Guarde esas con los documentos de la declaración de ese año.
  • Al final del año (diciembre 31) usted puede desechar la mayoría de las facturas pagadas o mover la caja al área de los archivos inactivos. Eso puede ser debajo de la cama o en el sótano. El área de archivos inactivos no tiene que ser muy conveniente. Guarde uno o dos años de facturas. Cuando añada un año de facturas, retire el año mas antiguo y deséchelo o córtelo.

Facturas médicas

Tal vez necesita guardar las facturas médicas por más tiempo que otras. Usted y una o más compañías de seguro de salud pagan porciones de esas facturas, haciendo difícil para usted y para los profesionales médicos mantener información precisa. Mucha gente dice haber recibido facturas de doctores u hospitales por servicios recibidos años atrás, que nunca fueron presentados para pago a la compañía de seguros, o que el paciente ya ha pagado.

En la factura médica, anote el modo y fecha de pago (número de cheque o nombre de tarjeta de crédito) y la cantidad. Puede que usted quiera guardar también prueba de pago de seguro. Usted tiene que decidir por cuánto tiempo quiere guardar estos documentos. Si usted ha tenido en el pasado dificultades por pagos a un profesional médico en particular, quizá quiera guardar esos documentos por tres o cinco años o más.

Talonarios de pagos

Guarde sus talonarios de pagos hasta que reciba su formulario W-2 al final del año. Una vez que haya revisado que las cantidades aparejan, usted no necesita guardar talonarios. Si tiene depósito directo y su número de cuenta está escrita en los talonarios, córtelos.