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Papel, Papel, Papel

El desorden de papeles presenta un reto mayor por la cantidad de papel que todos acumulamos, y porque los papeles se amontonan fácilmente y se esconden entre sí. Archivando no solamente se organiza los papeles, pero también se comunica el contenido por medio de etiquetas. Para archivar de modo efectivo siga los cinco pasos para “acorralar” su revoltijo de papeles.

Busque documentos de asuntos relacionados y agrúpelos.

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Usted ha hecho esto un millón de veces: revisar un montón de papeles y dividirlos en pequeños montoncitos, tales como Facturas a pagarse, estados de cuenta del banco, Papeles de la escuela, Listas de cosas para hacer, Ideas que quiere probar, Cosas que quisiera comprar, y libretas de notas en blanco. Pero probablemente usted paro allí. Continúe con los tres siguientes pasos y usted no tendrá que volver a revisar los montones de papeles y reagruparlos solamente para volver a hacerlo luego.

Deshágase de papeles duplicados e innecesarios.
¿Encontró duplicados, o papeles viejos que usted ya no necesita? ¡Deséchelos!

Ejemplos: Deseche garantías caducadas. Deseche artículos de revistas que guardo y no sabe porqué. Deseche información que usted puede encontrar fácilmente, tales como impresos de páginas web. Deseche estados de cuentas con información de ese mes repetida en reportes trimestrales o anuales. Pero asegúrese de destruir estos documentos apropiadamente.

Selecciones recipientes para cada grupo de papeles.
Revise cada montón de papeles y considere qué clase de recipiente servirá mejor. Carpetas para archivar son la selección natural, pero considere otras alternativas:

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  • Los portafolios de tres anillos se pueden almacenar en repisas, y sus contenidos pueden colocarse haciendo perforaciones o en bolsillos y protectores de plástico.
  • Las carpetas de fondo en caja sirven bien para papeles que son voluminosos.
  • Los sobres grandes pueden substituir a las carpetas si usted no tiene un archivador o si los papeles son de diferentes tamaños y pueden caerse fácilmente de las carpetas.
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  • Para cosas que son voluminosas y que no necesita organizar más, pruebe una caja. Si necesita organizar más un montón grande, seleccione carpetas acordeón con divisiones.

Seleccione un lugar para cada recipiente.
Guarde los recipientes con papeles usados a menudo en un lugar conveniente. Carpetas organizadas por tópicos similares son más fáciles de usar que las alfabetizadas. Además, es más fácil localizar las carpetas en los portafolios colgantes si sus etiquetas están alineadas en ves de alternadas de izquierda a derecha.

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Cuando reciba nuevos papeles que necesitan ser archivados, márquelos con el nombre de la carpeta en donde pertenecen. Hago lo mismo cuando saque un papel de una de las carpetas, esto ayuda a archivar en una briza, sea que lo haga usted mismo o lo haga otra persona que le ayuda.

Reduzca la cantidad de papeles que recibe.

Conviértase en fanático de parar tanto papel como sea posible antes de que entre en su casa. Las posibilidades incluyen:

  • Opte por recibir estados de cuenta y notas en forma electrónica.
  • Usando solamente una o dos tarjetas de crédito y consolidando cuentas financieras múltiples (tales como IRAs, inversiones, etc.) en una sola institución financiera, o un solo agente, reduzca el número de estados de cuenta, si lo puede hacer sin sacrificar su selección de inversiones o servicios.
  • Pidiendo a su compañía de tarjeta de crédito que no le envíen cheques para uso con su tarjeta de crédito.
  • Preguntando a los que le piden su dirección de correo cómo la van a usar.

Considere consolidar sus inversiones, cuentas bancarias, tarjetas de crédito, y otros servicios para reducir la cantidad de estados de cuentas que usted recibe. O elija recibir sus estados de cuenta por medio del Internet.